Como informar que o candidato não foi aprovado

O objetivo do processo seletivo é encontrar o/a melhor profissional para uma determinada vaga. Mas, durante esse percurso, a empresa também precisa elaborar um feedback e informar o/a candidato/a não aprovado/a

De acordo com uma pesquisa elaborada pela Vaga for Business, 30% dos/as recrutadores/as do setor de recursos humanos acreditam que a experiência do/a candidato/a é a principal estratégia para a atração de talentos.

Veja a seguir como informar que o candidato não foi aprovado!

Qual a importância do feedback

O feedback é a etapa final do processo seletivo e faz parte do candidate experience. Contudo, devido ao fluxo intenso de trabalho nos times de recursos humanos, pode ser complexo enviar esse retorno para cada um/a dos/as candidatos/as não aprovados/as na seleção.

Outro ponto que aumenta a dificuldade do feedback é que muitos/as recrutadores/as não se sentem à vontade para dar um retorno negativo ao candidato. Afinal, ser o/a portador/a de notícias ruins acaba sendo desconfortável. 

No entanto, é importante ter em mente que, após o processo seletivo, os/as candidatos/as se sentem ansiosos/as para receber a resposta dos recrutadores. Ao não obter o retorno esperado, a expectativa é que a pessoa fique frustrada e crie uma imagem negativa sobre a empresa ou marca. 

Por isso, diversas companhias têm investido tempo e recursos no envio de feedback aos/as candidatos/as não aprovados/as. Esse retorno tem um efeito positivo e ajuda a moldar a percepção que os talentos têm sobre a empresa.  

De uma forma geral, quanto mais longe o participante chegar no processo seletivo, mais completo deve ser o feedback, já que a empresa é capaz de recolher muitas informações sobre o/a candidato/a. 

Além de ser uma responsabilidade ética do recrutador com o participante não aprovado, o feedback é uma forma de demonstrar consideração ao profissional que manifestou interesse pela vaga da empresa. 

Sendo assim, ao não enviar um feedback, a organização pode comprometer futuros processos seletivos, desencorajando os/as candidatos/as a participarem de uma nova seleção e dando origem a relatos negativos sobre a empresa. 

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Infojobs, 43,8% dos entrevistados consideram que a falta de um feedback é um dos aspectos negativos dos processos seletivos, junto de testes muito longos e seleções com muitas etapas.

Qual é o melhor canal de comunicação para enviar feedbacks?

Após finalizar um processo seletivo, os/as recrutadores/as devem entrar em contato para dar o feedback ao candidato. Desse modo, eles acabam fazendo o contato de forma direta, por e-mail ou telefone. 

Cada canal de comunicação oferece benefícios ao recrutador. No caso de encontros presenciais, é mais fácil transmitir empatia ao candidato. Contudo, ao optar por conversas frente a frente, a recomendação é enviar um e-mail antes para confirmar o status da candidatura.

Assim, caso possua dúvidas, o candidato não aprovado consegue conferir a resposta da empresa sem nenhum constrangimento. 

Independentemente do meio escolhido, é importante evitar informações genéricas e modelos de e-mails prontos, pois eles eliminam a empatia e dão a sensação de superficialidade.

Em quanto tempo o feedback deve ser aplicado?

Por ter demonstrado interesse pela empresa, o candidato não aprovado precisa ser tratado com respeito. Portanto, o envio do retorno com informações não deve ser demorado. 

O contato com os candidatos precisa ser feito assim que a decisão é tomada pelos recrutadores. Ao determinar que os profissionais não se encaixam nas exigências da vaga, a empresa envia o feedback para evitar os sentimentos de insegurança e ansiedade causados pela espera. 

A recomendação é fazer o primeiro contato por e-mail para agendar uma conversa presencial ou por telefone. Assim, o profissional consegue se preparar para uma eventual notícia ruim.

E quando o feedback for negativo? 

Ao comunicar o candidato não aprovado para a vaga, os/as recrutadores/as quebram as expectativas da pessoa, então a comunicação precisa ser transparente.

Além disso, esse retorno precisa ser feito para apontar questões técnicas e comportamentais que não estejam de acordo com a vaga e a cultura da empresa. Apesar da notícia ruim, o tom utilizado deve ser cordial e construtivo. 

Ao falar com um candidato não aprovado, a empatia é a palavra-chave. O feedback deve ser dado com cuidado para não ferir os sentimentos da pessoa e ainda para incentivá-la a continuar tentando.

Outra recomendação é ser positivo e iniciar a conversa com um elogio para reconhecer a força e o valor do candidato. Ao pontuar os fatores negativos, a explicação pode ser breve e sem muitos detalhes.

Confira outros fatores a serem levados em consideração ao elaborar o feedback negativo:

  • Seja cuidadoso/a e cauteloso/a;
  • Fale com objetividade e clareza;
  • Desenvolva a sua inteligência emocional;
  • Valide o esforço do candidato;
  • Evite usar templates e dar respostas genéricas.

Erros que devem ser evitados e como informar que o candidato não foi aprovado

Fazer comparações

Fazer comparações com outros profissionais é um dos principais erros ao enviar um feedback, pois dificilmente uma pessoa gostaria de se sentir inferior no âmbito profissional. Além de gerar descontentamento, essa ação também perturba o candidato não aprovado e prejudica a imagem da empresa.

No feedback, o recrutador pode citar as falhas do candidato não aprovado para incentivar seu desenvolvimento. É importante dar um retorno individualizado e evitar citar as competências de outros candidatos.

Utilizar palavras desmotivadoras

O uso de definições desmotivadoras é um dos erros cometidos ao enviar feedbacks para o candidato não aprovado. Essa dica é válida para feedbacks e avaliações profissionais.

A dica é evitar o uso de palavras como descomprometido e irresponsável, por exemplo. Esses adjetivos negativos trazem agressividade para a conversa e contradizem o objetivo do feedback, que é auxiliar no desenvolvimento do profissional. 

Mesmo com apontamentos para o candidato não aprovado, o tom da conversa deve ser educado, calmo e construtivo.

Avaliações públicas

Um feedback negativo nunca deve ser dado em público. Essa ação constrange o candidato, que não se sente confortável em receber críticas na frente de outras pessoas. 

Em muitos casos, o profissional é dispensado nas etapas de dinâmicas de grupo, mas essa avaliação deve ser feita pessoalmente, por e-mail ou telefone. 

Modelos de feedback que podem ser usados

Confirmação de candidatura

Olá, (nome do candidato), tudo bem?

Obrigada(o) pelo interesse demonstrado na vaga (nome da vaga). Ficamos felizes em receber sua candidatura e interesse em fazer parte da nossa equipe. Já recebemos seu (currículo/portfólio/inscrição), e agora vamos analisar todas as candidaturas enviadas. 

Enviaremos uma mensagem caso seu perfil seja selecionado. Planejamos executar a próxima etapa até (data).

De qualquer forma, iremos mantê-la(o) informada(o) sobre sua inscrição.

Obrigada(o) e boa sorte!

Convite para entrevista

Olá novamente, (nome do candidato)! Tudo bem?

A nossa equipe gostou muito do seu perfil e teste (nome do teste). Assim, gostaríamos de agendar uma entrevista para te conhecer melhor e entender suas expectativas e experiências profissionais. 

Você está disponível para uma conversa em (data) às (horário)?

(Indicar se a entrevista será presencial ou remota e enviar todos os dados de localização e links).

Boa sorte e até breve!

Retorno negativo – entrevista

Olá, (nome do candidato).

Primeiro, quero te agradecer pelo interesse e tempo dedicado à nossa entrevista. A escolha não foi simples e, apesar do seu perfil ser excelente, nós optamos por outro candidato para a vaga (nome da vaga). Esse contato é um feedback referente a sua participação nas etapas realizadas até o momento.

(Inserir um feedback mais detalhado sobre a participação do candidato. Mencione quais os pontos que não estão de acordo com a cultura da empresa e habilidades exigidas pela vaga). 

Esperamos receber sua candidatura em futuras vagas abertas pela nossa empresa. O seu currículo será guardado em nosso banco de dados para novas oportunidades. 

Muito obrigada(o) novamente e boa sorte em sua carreira!

Retorno negativo – Etapa seguinte

Olá, (nome do candidato).

Primeiro, gostaria de te agradecer pela participação e interesse em integrar a nossa equipe! Após uma avaliação completa do seu teste, consideramos que a sua entrega não está de acordo com as expectativas e demandas da vaga (nome da vaga). Assim, optamos por não dar andamento com a sua candidatura.

Mas, mesmo com essa notícia, espero que esse feedback sirva para o seu desenvolvimento como profissional.

(Inserir mais informações sobre a participação do candidato, os erros identificados no teste e pontos a serem melhorados).

Muito obrigada(o) novamente pela sua participação! Boa sorte. 

Retorno negativo – Triagem

Olá, (nome do candidato).

Agradecemos a sua participação no programa (nome do programa) e interesse pela nossa empresa. Recebemos as suas respostas e, infelizmente, não iremos continuar com sua candidatura.

A nossa triagem foi feita com base em:

(Curso: XXXX)

(Tempo de formação: XXXX)

Desse modo, o seu perfil não está de acordo com os requisitos da oportunidade. Entendemos como é difícil receber um feedback negativo, mas não fique desanimado. Esperamos que esse desafio possa incentivar o seu desenvolvimento profissional e queremos encontrar seu perfil em futuras vagas. Boa sorte e muito sucesso!

Críticas construtivas para serem aplicadas 

No feedback, é essencial que o recrutador faça críticas construtivas ao candidato não aprovado, uma vez que sua intenção é colaborar para o desenvolvimento do profissional. 

Além de ressaltar o esforço do candidato no processo seletivo, o retorno também esclarece os pontos a serem melhorados e otimiza sua performance para futuros processos seletivos. 

Gostou das dicas? Temos vários conteúdos sobre as melhores práticas para processos de recrutamento e seleção em nosso blog. Continue a leitura!

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