O que é ERP e para que serve esse sistema?

O ERP é uma tecnologia que facilita a vida dos/as gestores/as de empresas. Esse sistema é capaz de conectar as áreas e centralizar todas as informações de um negócio. 

Todo empreendedor sabe como é importante ter uma visão ampla do andamento da empresa, principalmente da sua parte financeira. 

Contudo, estar atento quanto ao controle do estoque, do setor comercial, financeiro, contabilidade e prospecção de clientes pode ser difícil. Logo, o ERP surge como uma ferramenta valiosa, especialmente para pequenas e microempresas. 

As funcionalidades dessa central de gestão permitem que o empreendedor possa ter acesso a todas as informações essenciais para que ele possa gerenciar seu negócio. 

O que é ERP?

Sigla para Enterprise Resource Planning (Traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais), a tecnologia consiste em um sistema de gestão integrado para ajudar os gestores de empresas. 

No geral, o sistema é uma ferramenta tecnológica que integra áreas diferentes e melhora os processos internos. 

O ERP funciona a partir da centralização de todas as informações em apenas uma plataforma. Dessa forma, ele consegue trazer mais fluidez para o fluxo de dados e simplificar o compartilhamento de informações.

O software acaba fazendo o gerenciamento de todos os processos, tarefas e dados de uma empresa. Ao criar uma base única e completa, o sistema consegue diminuir as funções manuais e o fluxo de trabalho, economizando tempo e aumentando a produtividade.

O uso desse sistema integrado ainda dispensa a utilização de softwares separados por área, acarretando a integração de diferentes setores da empresa e a eliminação de informações duplas.

No geral, o software utiliza a tecnologia para favorecer a interpretação de processos e dados, de forma que incentive a geração de insights e que as decisões sejam tomadas com mais clareza e assertividade.

ERP x CRM

Agora que você já sabe o que é o sistema ERP, é importante conhecer o CRM, sigla para Customer Relationship Management.

O CRM é um software usado para gerenciar o relacionamento da empresa com seus clientes. Ele faz o mapeamento de todos os pontos de contato para que a empresa possa reconhecer novas oportunidades de negócios.

Além de estimular a relação com o público, o sistema de CRM também incentiva a criação de uma base fiel e engajada de clientes, um elemento fundamental para o crescimento de qualquer empresa.

Ao executar essas funções, o software apoia a condução do cliente em sua jornada de compra, eleva o número de vendas e auxilia o consumidor na obtenção de sucesso. 

Contudo, o CRM não é um substituto do ERP, pois ambos se complementam e são usados em conjunto.

Segurança dos dados

A segurança das informações é muito importante para o desenvolvimento de uma empresa. Sendo assim, é indicado usar o CRM para proteger os dados e evitar prejuízos à reputação do negócio. 

A maior parte dos sistemas de ERP operam na nuvem, um espaço online seguro devido aos mecanismos de proteção que existem. 

De acordo com a Security Report, dados da IDC (International Data Corporation) mostram que, em 2019, o mercado de segurança da informação gerou 107 bilhões de dólares em receitas. Os dados demonstram o crescimento da demanda por soluções de proteção contra ataques cibernéticos.

Por meio das camadas de segurança, o software evita que os dados desapareçam. Mas, caso aconteça algum problema, ele facilita a recuperação dessas informações. 

A criptografia é uma das ferramentas usadas no sistema para garantir segurança, sendo uma medida de proteção extra. O seu objetivo é fazer com que os dados sejam inacessíveis para usuários não autorizados. 

Esse tipo de segurança acontece por meio de protocolos de codificação para embaralhar as informações e dificultar sua visualização.

Por sua vez, os firewalls são centrados no monitoramento dos departamentos da empresa e do banco de dados. Ao fiscalizar o fluxo de dados, eles fazem o bloqueio automático de ataques maliciosos.

Essa ferramenta não prejudica o funcionamento do sistema, fazendo com que o acesso de portas seja negado segundo o nível de segurança determinado. 

Por fim, o sistema assegura um controle do acesso aos dados da empresa, que são liberados apenas por colaboradores e gestores autorizados. Com a finalidade de reduzir o número de invasões, ele também registra quem visualizou os dados e quando.

Principais módulos

Essa tecnologia costuma ser dividida em módulos, que são integrados segundo as necessidades da empresa. 

As funcionalidades que o software disponibiliza são ótimas para gerenciar todas as áreas do negócio. Os módulos podem ser operacionais, táticos e estratégicos. Confira quais são os principais módulos utilizados:

  • Gestão de projetos;
  • Controle de estoque;
  • Controle de vendas;
  • Gestão de clientes;
  • RH;
  • Produção.

Cada módulo oferece recursos diferentes para simplificar o trabalho do gestor. Por exemplo, o módulo de controle financeiro é responsável pelo controle de receita, as despesas, o fluxo de caixa e o plano de contas da empresa. 

Já o módulo de vendas controla todo o processo comercial, desde a prospecção de novos clientes até a finalização da venda. Os recursos incluem a criação e envio de propostas e orçamentos, além de também acompanhar os indicadores e metas de vendas.

Como aplicar em sua empresa?

Antes de começar a usar o ERP, é necessário adequar toda a cultura da empresa. Apesar de o processo de troca de software ser cansativo, o sistema tecnológico é moderno e oferece muitas funcionalidades valiosas. 

A implantação do software pode ser um assunto delicado, pois é necessário rever a forma que os processos são executados há anos pelos departamentos. Por isso, a organização é a palavra-chave do período de aplicação. 

Além de ser moderno, o ERP também é intuitivo e simples de ser operado. Uma recomendação é fazer consultas com analistas para adotar um sistema personalizado para cada modelo de negócio. 

O primeiro passo da implementação do sistema é fazer a definição do projeto. Além de resolver pendências quanto à migração e o backup dos dados, também é necessário fazer os ajustes antes que ele comece a ser operado.

Em seguida, é indicado fazer uma avaliação criteriosa sobre o fornecedor do sistema, analisando se a ferramenta se adequa ao esperado e se a parceira de tecnologia é experiente. 

Outra etapa da implantação é escolher a equipe de acompanhamento. Ou seja, o time de profissionais que vão acompanhar todo o processo junto ao fornecedor. A dica é escolher um representante de cada setor para essa equipe. 

Para evitar que a implantação tenha problemas, é preciso garantir a atenção do gestor e da equipe selecionada. Assim, todos poderão passar as informações corretas sobre a empresa para o fornecedor de tecnologia. 

Além disso, é necessário mensurar qual é o impacto do ERP na empresa. A equipe deve analisar o sistema oferecido pelo fornecedor e entender como ele vai melhorar os setores e, caso seja preciso, fazer as alterações na ferramenta. 

Por fim, a etapa final da implantação é fazer um treinamento com todos os profissionais sobre os conceitos e rotinas do software. Vale ressaltar que se a capacitação for dada de forma incorreta, os funcionários podem ter problemas na utilização do sistema.

Vantagens de usar um sistema ERP

Economia de recursos

O ERP oferece muitos benefícios ao ser implementado na empresa. Ele ajuda os gestores a reduzirem os custos de operação, já que consegue acompanhar o dinheiro do caixa e diagnosticar formas de economizar sem comprometer o desempenho. 

Redução de erros

O uso de diferentes ferramentas pelos setores pode atrapalhar a comunicação e gerar erros ou a duplicidade das informações registradas. 

Desse jeito, o sistema de gestão consegue reduzir as imprecisões e garantir mais segurança, qualidade e transparência nas informações. 

Ao evitar dados falhos, o sistema também aumenta a produtividade dos setores, que não precisam recadastrar ou refazer informações, e podem usar esse tempo em outras tarefas. 

Decisões mais claras 

Com uma gestão mais eficiente, torna-se fácil identificar quais os setores que precisam de investimentos. 

Uma das principais funcionalidades do erp é proporcionar a visualização gráfica de informações relevantes sobre a empresa, o que auxilia na tomada de decisões mais embasadas pelo gestor, que pode fazer um direcionamento de recursos mais assertivo. 

Melhora nos serviços financeiros

Segundo a pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo lançada pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas), grande parte das empresas do Brasil não dura 10 anos, sendo que 1 em cada 5 fecha após um ano apenas.

A área financeira é uma das maiores preocupações e desafios para muitas empresas, principalmente as de pequeno porte. O ERP faz com que a gestão financeira seja mais eficiente, já que reduz os gastos administrativos e configura um diferencial dentro do mercado.

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