Metodologia ágil: o que é e como aplicar na sua empresa

Todas as empresas, entre elas as digitais, precisam de um método para implementar projetos que seja eficiente, realmente produtivo e que entregue os resultados esperados. Para atender a essas expectativas nasceu a metodologia ágil, criada para o desenvolvimento de softwares e adaptada para todos os tipos de aplicações empresariais.

Atualmente, a metodologia ágil pode ser essencial para o desenvolvimento, entrega e implantação de serviços e produtos diversos, que são as soluções que uma empresa se propõe a desenvolver para um determinado público.

Mas é importante entender que a metodologia ágil tem diversas peculiaridades que transformam essa forma de trabalho em estratégias realmente inovadoras, mais eficientes e produtivas. Resumindo, todos os processos de trabalho se tornam muito mais ágeis (e essa é a intenção). Veja as principais vantagens:

  • Desenvolvimento contínuo e incremental para melhorar uma solução, produto ou serviço;
  • Entrega rápida, dentro do prazo planejado;
  • Equipe e cliente trabalham de forma colaborativa, principalmente para o recebimento de feedbacks;
  • Nível elevado de inovação, já que a empresa busca realmente oferecer algo diferente;
  • É adaptável às mudanças e se trata de uma forma muito flexível de se trabalhar;
  • Os valores são criados conforme as necessidades de cada contratante.
  • Entre outros benefícios.

Na prática, o uso da metodologia ágil entrega a solução muito mais rapidamente ao/à contratante e permite que alterações sejam realizadas durante as etapas, aumentando o valor agregado do produto/serviço para atender especificamente a demanda do/a cliente. 

O conceito de metodologia ágil foi criado para desenvolver softwares, e muitos/as desenvolvedores/as sabem que os sistemas costumam ser personalizados. Por causa do sucesso dessa forma de trabalho, ela também foi estendida para o Marketing Digital e para o Design, por exemplo.

Entre as características positivas da metodologia ágil está a capacidade de responder às mudanças, mais do que somente obedecer a um planejamento. A estratégia se preocupa em colaborar com o/a cliente sempre, valorizando a interação e a atuação individual nos projetos, a fim de solucionar problemas com mais assertividade, até mesmo os mais complexos. 

Ferramentas para aplicação da metodologia ágil no seu time

Na metodologia ágil, o objetivo principal é fazer a adaptação dos processos, algo que é executado em etapas. A ideia é que todas as entregas dos times sejam realizadas em ciclos menores durante a execução de um projeto. Estas etapas da metodologia são chamadas de iterações.

Na prática, a metodologia ágil pega um grande projeto e o divide em diversos mini projetos, para que cada etapa seja entregue com sucesso dentro de um período predeterminado, avançando para a etapa seguinte.

Assim, os ciclos se tornam bem mais rápidos, produtivos, eficientes e com soluções realmente visíveis.

Para organizar esse sistema de trabalho foi criado o Manifesto Ágil em 2017, onde foram definidos os pilares da metodologia ágil, sendo que o uso de ferramentas para a organização e realização de projetos se mostrou fundamental para os times trabalharem conforme o esperado.

Dessa forma, as empresas conseguem uma ótima redução de custos, resolvem conflitos rapidamente, estão sempre alinhadas com as expectativas dos/as clientes, conseguem chegar à alta qualidade esperada, economizam recursos humanos e financeiros e ganham mais confiabilidade no mercado.

Entre os métodos ágeis mais conhecidos estão o Kanban, o Scrum e o Lean, que se apoiam em ferramentas como o Trello, uma ótima solução para a gestão de projetos, que pode ser usada desde a etapa inicial do trabalho até a entrega do produto ou serviço, passando por todas as etapas e organizando os ciclos de forma visível e previsível. 

Entre as vantagens do Trello para a implantação da metodologia ágil, estão as seguintes:

  • O fluxo de tarefas no Trello já é baseada no Kanban, uma metodologia ágil muito conhecida;
  • As tarefas são compartilhadas com os membros das equipes de maneira visível;
  • Os cartões podem ter links e recursos visuais que auxiliam na execução do serviço;
  • Os ciclos são separados em tarefas e ações, de uma forma que facilita a execução.

Sem dúvidas, o Trello é uma das principais ferramentas para a gestão de projetos que estão sendo desenvolvidos com metodologias ágeis. Essa solução é muito intuitiva, fácil de aprender e simples de usar. 

As empresas não terão dificuldades de implementar essa tecnologia na rotina de trabalho. E, como destacamos, a ferramenta foi preparada para ser usada no contexto das metodologias ágeis.

Para este mini guia de metodologia ágil, escolhemos o Kanban e a ferramenta Trello como base. No Kanban, os quadros são criados com as seguintes etapas:

  • Tarefas que precisam ser feitas, por qual time e em determinado prazo, chamadas de To Do;
  • Demandas que estão sendo realizadas neste exato período e por qual time, classificadas como Doing;
  • Tarefas entregues e validadas pelo time, finalizadas no status de Done.

Portanto, se sua empresa vai implementar um projeto de Marketing Digital, um software com o time de desenvolvedores/as e programadores/as, assim como um novo produto com a equipe de Design, basta seguir as orientações abaixo para usar a metodologia ágil.

1. O primeiro passo é retirar todas as incertezas do seu projeto, para eliminar riscos desnecessários, realizando testes e obtendo feedbacks, a fim de entrar no passo de execução do produto/serviço com uma metodologia ágil.

Se você quiser, esta etapa já pode ser realizada no teste, definindo uma equipe que ficará responsável por este ciclo inicial de pesquisa e ajustes necessários para a implementação do produto ou serviço.

2. Planeje os ciclos seguintes, que podem ser flexíveis e adaptáveis, e estipule as datas e as pessoas que farão parte de cada time. Quem conhece o trabalho na prática e sabe as dificuldades que vai encontrar é um membro do time indicado para sugerir um prazo, que não pode passar de 4 semanas, por se tratar de uma metodologia ágil.

3. O planejamento dos times deve ser feito com pessoas experientes e, de preferência, alguém que já tenha realizado um trabalho com metodologia ágil. Procure montar grupos de diferentes áreas, com níveis variados de experiência, que sejam flexíveis, criativos, inovadores e que consigam se adaptar às mudanças dos projetos.

4. O ciclo de execução de uma tarefa pelos times pode ser chamado de sprint, e deve ter o prazo bem definido, sabendo quantas horas ou dias o time demora pra desenvolver uma tarefa, por exemplo. Assim, cada Sprint pode ser calculado de forma mais assertiva e, somados, dão maior previsibilidade à entrega do projeto. Os Sprints podem ser revisados, para avaliar erros e acertos, com o objetivo de eliminar o que não funcionou como esperado.

5. Como será feita a utilização de uma metodologia ágil como  Kanban no Trello, por exemplo? Nesta etapa de aplicação, um exemplo será mais fácil para você entender.

Imagine que uma Agência de Marketing Digital esteja desenvolvendo um site e que o prazo completo para a entrega é de 1 mês. O Trello estará com os times que desenvolvemos acima, cada time terá que concluir o seu ciclo completo em até 7 dias, por exemplo.

O processo é feito geralmente com a organização de um backlog com uma lista de tarefas que devem ser realizadas no trabalho, como abaixo:

  • Criar o site em uma plataforma, como WordPress;
  • Produção de conteúdo de qualidade para preencher as páginas do site;
  • Realização das artes personalizadas para o produto digital;
  • Promoção dos canais que estarão vinculados ao novo site;
  • Visualizar resultados e fazer todos os testes do site antes de entregar.

Como foi visto, essa metodologia ágil, na prática, tem 5 etapas – ciclos ou sprints, com prazo máximo de 7 dias cada e prazo completo final de 30 dias, quando o site é testado e o produto é mostrado ao/a cliente, para feedback e ajustes finais, isso significa que os ciclos foram cumpridos corretamente. 

Uma das principais vantagens é que, a cada ciclo ou sprint, uma melhoria ou adaptação pode ser realizada ainda dentro do prazo previsto para o trabalho. Assim, as chances de entregar um excelente produto são muito maiores. 

Todas as empresas que já implementaram uma metodologia ágil de trabalho conseguiram potencializar seus resultados, pois as etapas ficam muito mais visíveis e organizadas em ferramentas como o Trello e o nível de engajamento e produtividade das equipes melhora de forma considerável.

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