8 ferramentas de gestão da qualidade para usar em seus projetos

Oferecer produtos e serviços de excelência é a meta de todas as empresas. Logo, além de profissionais bem qualificados/as, também existem ferramentas de gestão da qualidade especializadas para acompanhar projetos. 

Dentro deste processo, cada uma das ferramentas de gestão da qualidade tem uma função específica. Elas foram desenvolvidas por estudiosos/as para alcançarem resultados aprimorados.  

Por meio dessas práticas, é possível aperfeiçoar os processos e evitar o surgimento de eventuais problemas. Dentro de um mercado tão competitivo e complexo por causa dos processos de globalização e transformação digital, é importante que as empresas busquem essas inovações e melhorias para seus processos internos. 

Nesse sentido, as ferramentas de gestão da qualidade podem ser um diferencial de grande valor agregado nas empresas. Saiba mais sobre elas!

O que é gestão de qualidade?

A gestão da qualidade é considerada uma ferramenta estratégica para empresas. Amplamente utilizada, ela consiste na supervisão de tarefas e processos que ocorrem durante a oferta de produtos ou serviços. 

Assim, a ideia é manter um padrão consistente de qualidade para garantir a satisfação dos/as clientes. 

Antes, a palavra qualidade estava associada apenas à parte técnica da produção. Contudo, atualmente, ela é o elemento principal de todo processo organizacional. 

No geral, a gestão da qualidade conta com os seguintes componentes: planejamento, melhoria, controle e garantia. 

Nos últimos anos, várias empresas optaram por introduzir a gestão da qualidade em seus processos, a fim de conquistar resultados mais expressivos e buscar diferenciais competitivos frente aos concorrentes. 

Vantagens de usar ferramentas de gestão da qualidade em projetos

Antes de tudo, é importante falar sobre a necessidade de manter um padrão de qualidade elevado nas empresas. Esse padrão é relevante por estabelecer critérios que orientam as organizações em busca de melhores resultados na geração de receitas e na fidelização de clientes. 

Dessa forma, a ideia da gestão da qualidade é inserir processos para assegurar boas práticas em todas as etapas do negócio. 

Ao aplicar a estratégia, as equipes evitam a falta de previsibilidade, fazem a gestão de crises e reduzem os possíveis riscos do negócio. Além disso, ela também acarreta o aumento da produtividade e diminuição de falhas humanas e seus custos. 

A partir dessas ferramentas de gestão da qualidade, os negócios conseguem obter resultados mais consistentes. Além de melhorar os processos e produtos, a gestão da qualidade também eleva o desempenho das pessoas. 

As ferramentas de gestão da qualidade auxiliam os/as profissionais no aprimoramento de suas habilidades e competências. Assim, a equipe como um todo consegue melhorar a gestão do tempo e alcançar um desempenho acima da média. 

Por fim, a gestão da qualidade também pode ser aplicada no atendimento ao cliente. Ao estabelecer processos mais eficientes e dinâmicos no contato com o público e garantir a qualidade dessas atividades, as empresas aumentam de maneira significativa a satisfação dos/as consumidores/as.

Segundo um levantamento publicado na revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios, 61% dos clientes consideram que o atendimento é mais importante para a relação com uma empresa do que a qualidade e o preço dos produtos. Por isso a importância de adotar metodologias qualificadas e avaliar todas as interações com os consumidores. 

Manter os melhores resultados com ferramentas de gestão da qualidade

Manter a qualidade nos projetos depende de muitos fatores. A partir do uso de estratégias assertivas, tecnologias, ferramentas de gestão da qualidade e do engajamento dos colaboradores, a empresa consegue criar um padrão elevado para seus produtos e serviços. 

Além disso, também é essencial que os/as gestores/as entendam a importância em usar ferramentas de gestão da qualidade, pois essa supervisão examina todas as etapas relacionadas ao processo empresarial. Então, para padronizar ações, é possível usar frameworks e ferramentas específicas. 

No nível micro e macro, toda empresa pode estabelecer uma régua de qualidade para todos os processos da operação. 

Segundo a norma Internacional de Gestão da Qualidade, ISO 9001:2015, existem os seguintes princípios para melhorar o desempenho de uma empresa:

  • Foco no consumidor;
  • Liderança;
  • Engajamento de pessoas;
  • Gestão de relacionamentos;
  • Melhoria contínua;
  • Abordagem;
  • Decisões baseadas em dados.

8 ferramentas de gestão da qualidade para você usar 

1. Fluxograma

O fluxograma é uma das principais ferramentas de gestão da qualidade. Ele é uma técnica utilizada para listar as atividades que compõem um processo. 

A representação gráfica mostra a sequência lógica de funcionamento do processo. Ela é composta por figuras geométricas que demonstram a transição de dados e informações. 

Dessa forma, o desenho destaca quais são as etapas a serem realizadas e quem é responsável por cada atividade. Essa ferramenta de gestão de qualidade facilita a compreensão dos processos e define normas para o padrão de qualidade. 

2. Brainstorming

Desenvolvido por Alex Osborn, o Brainstorming é uma ferramenta que estimula a criatividade dos/as profissionais. Reunindo várias ideias em um período curto de tempo, o objetivo dessa técnica é solucionar problemas específicos. 

Assim, sem censurar os/as colaboradores/as e com foco em explorar a sua capacidade criativa, o Brainstorming gera ideias inovadoras para novos projetos.  

3. Histograma

Basicamente, o histograma é um gráfico de barras que permite a visualização de um processo, ou seja, suas características e resultados. Criado em 1833, possibilita que os/as profissionais enxerguem a variação e frequência dos dados, sendo mais uma opção dentre as ferramentas de gestão de qualidade.

4. Diagrama de causa e efeito

Conhecido também como Diagrama de Ishikawa, essa ferramenta é destinada para a análise de dispersão no processo. Assim, ele apresenta para os/as profissionais quais são as causas e razões para o surgimento de algum problema. 

Esse diagrama é formado por uma linha horizontal que representa o problema em questão, enquanto os ramos laterais apresentam as suas causas. 

5. Ciclo PDCA

Uma das ferramentas de gestão da qualidade mais utilizadas é o ciclo PDCA. Ele é centrado em processos de melhoria contínua e consiste em quatro etapas: planejar, fazer, verificar e agir.

Por funcionar em ciclo, essa ferramenta é contínua. Desse modo, os/as profissionais identificam quando o problema ocorre e a sua solução. Os passos são feitos e refeitos até que resultados melhores sejam obtidos. 

6. Diagrama de Pareto

A função do Diagrama de Pareto é ajudar na tomada de decisões mais assertivas. Assim, quando existem muitos problemas, a gestão consegue fazer a seleção e priorizar as questões mais importantes.

Essa técnica estatística é um diagrama em gráfico de barras na vertical e em ordem crescente. A causa principal do problema está localizada no lado esquerdo e as secundárias estão situadas na parte direita. 

7. Folhas de verificação

As folhas de verificação são formulários e planilhas para fazer o registro sistemático de dados. Além da coleta de informações, essa tabela também funciona como um check-list dos processos. 

Assim, os/as profissionais fazem a interpretação da realidade mais rapidamente. As folhas de verificação também funcionam como um registro histórico do desempenho e, como padrão das ferramentas de gestão da qualidade, de transição. 

8. 5W2H

A 5W2H é uma ferramenta de gestão de qualidade muito aplicada no planejamento de projetos e ações. A técnica consiste em um conjunto de questões para formar um plano de ação eficiente e veloz. 

No quadro, os/as profissionais precisam responder às seguintes perguntas: o que, quem, onde, quando, como e por qual razão. Após encontrar essas respostas, o processo pode ser encaminhado.

Indicadores de qualidade e acompanhamento de resultados 

Na gestão da qualidade, existem indicadores que fazem o acompanhamento dos resultados. Os KPI’s (Key Performance Indicators) mostram se os serviços e produtos apresentam defeitos e se eles satisfazem às necessidades e expectativas dos clientes.

Veja alguns indicadores que podem ser combinados com as ferramentas de gestão da qualidade: 

Indicador de atendimento

No indicador de atendimento, a empresa precisa ter atenção aos processos de pós-venda. Ele serve para mostrar se a instituição está cumprindo o que promete entregar com seus produtos ou serviços.

Indicador de eficiência

Medindo os recursos necessários para um processo, o indicador de eficiência faz o diagnóstico de desperdícios que podem ser evitados para aumentar a produtividade do trabalho. 

Indicador de segurança

A função do indicador de segurança é importante para garantir a integridade física do cliente. As inspeções e o controle de toda a produção são maneiras de fazer a mensuração da qualidade de matérias-primas e produtos em geral. 

Indicador da efetividade

O indicador da efetividade é uma ferramenta que trabalha com a mensuração dos objetivos que foram propostos e alcançados.

Assim, ele serve para esclarecer se o produto ou serviço é relevante ao cliente e como o projeto afeta o faturamento da empresa, além de ser uma das melhores ferramentas de gestão da qualidade. 

Indicador de eficácia

Por sua vez, o indicador de eficácia faz a medição dos resultados atingidos. Assim, ao invés de ser centrado no produto, ele analisa a execução e está relacionado também com a satisfação dos clientes.

Esse indicador se alia a fatores como atendimento, confiabilidade e satisfação dos consumidores. 

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