As melhores práticas para ter reuniões produtivas

Toda empresa deve realizar encontros periódicos com o seu time, mas como garantir que essas sejam reuniões produtivas?

Vamos ver um exemplo bastante comum de diálogo que ocorre dentro das empresas:

-“João, não se esqueça da reunião, hoje, às 15h!”

-“Já tinha até me esquecido. Lá vou eu perder tempo, justo hoje que tenho que entregar este projeto…”

Você certamente já ouviu uma historinha deste tipo, não é mesmo?

Muitos/as colaboradores/as acham que as reuniões servem apenas para tomar um cafezinho, desperdiçar tempo ou atrapalhar o andamento das tarefas.

Isso significa que eles/as não enxergam esses encontros como reuniões produtivas e cumprem a agenda por simples formalidade ou por obrigação.

De fato, em algumas empresas, as reuniões são uma mania adotada para seguir os modelos de empresas de sucesso.

Às vezes, um assunto que poderia ser discutido no próprio corredor se transforma em um longo encontro que reúne profissionais de diversas áreas. 

E o mundo corporativo não perdoa, já que esse tempo atrasa as ações que podem fazer a diferença nos resultados da sua empresa, principalmente se você atua no mercado digital ou toca uma Startup.

A essa altura, você certamente já percebeu que é preciso fazer diferente para que estes encontros resultem em ações e em aumento de produtividade.

Mas como fazer reuniões realmente produtivas?

No post de hoje, vamos mostrar as melhores práticas para ter reuniões mais produtivas na sua empresa. Confira!

Veja como fazer reuniões produtivas

Alguns modelos de reuniões produtivas serão bastante úteis para transformar os encontros programados com seu time em um tempo precioso.

Abaixo estão algumas dicas que separamos, vamos começar pelos 5 Ps das reuniões produtivas:

Propósito – As reuniões produtivas devem ter um ponto de partida, um caminho e um destino. Por isso, o motivo da reunião deve ser estabelecido em uma pauta enviada previamente aos/as participantes.

Preparação – A preparação das reuniões produtivas é realizada pelos/as participantes de maneira individual, após o envio da pauta, que serve como um direcionamento com os assuntos da reunião, documentos, métricas, relatórios, participantes, tempo de duração e objetivo.

Progresso – As reuniões produtivas precisam progredir, por isso é importante sair com uma nova meta, uma decisão tomada, com mais clareza sobre um projeto ou com o assunto resolvido.

Participação – As reuniões produtivas precisam contar com todos/as que estão na sala, com sua atenção real, contribuição construtiva e vontade de solucionar o caso que está na pauta.

Processo – As reuniões produtivas podem depender de uma agenda padrão, se elas forem frequentes. O processo determina como a reunião é organizada, e isso é muito importante para ter produtividade com o encontro.

Tenha em mente que reuniões produtivas geram equipes mais produtivas.

Ou seja, elas apresentam o caminho a seguir e definem as etapas e atividades que cada membro do time deve colocar em prática para alcançar os objetivos definidos.

Escolher corretamente os/as participantes da reunião

Já imaginou participar de uma reunião para falar sobre a definição de uma campanha de marketing e nela estarem presentes profissionais de RH para saber como os/as colaboradores/as vão reagir, a galera de TI para decidir quais serão as estratégias de comunicação e a turma de logística para atender às novas demandas?

Meio sem sentido, não? 

Uma das medidas mais importantes nas reuniões produtivas é aquela que convoca apenas as pessoas diretamente relacionadas ao projeto e que possam contribuir com ele.

Sala cheia não significa reunião produtiva, guarde isso!

Convoque reuniões apenas com os/as responsáveis das áreas para eles/as delegarem as tarefas dentro de cada time.

Assim, você estará trabalhando inclusive com questões motivacionais e com o Employer Branding, já que as pessoas se sentem valorizadas quando recebem uma tarefa específica e se tornam responsáveis por ela.

Determinar apenas um objetivo por reunião

Quando uma reunião é agendada para tratar de diversos assuntos, a atenção de todos/as é desviada e dá espaço ao surgimento de diversas conversas paralelas.

Para fugir disso e ter reuniões produtivas é preciso estabelecer um objetivo bem definido, para que ele seja o foco do encontro e da discussão.

Não dá para ter reuniões produtivas que querem abraçar o mundo todo e resolver todos os problemas da Startup em um encontro só!

Passe o objetivo com antecedência e comunique aos/as participantes para que eles/as possam se preparar e enriquecer a reunião com ideias e soluções já bem estruturadas.

A importância de ter outputs das reuniões (todos BEM definidos)

Para acabar de vez com aquela ideia de que esses encontros são uma perda de tempo, a cada reunião realizada apresente os resultados obtidos desde o encontro anterior.

Isso tornará as suas reuniões muito mais produtivas, já que a equipe irá entender que esses resultados estão sendo alcançados graças aos alinhamentos que estão sendo feitos e pelos esforços do grupo.

Também é importante elaborar uma ata da reunião, apresentando as decisões tomadas, as metas estabelecidas e tudo de concreto que foi decidido no encontro.

Este resumo das reuniões produtivas pode ser enviado aos/as participantes por e-mail, ao final do encontro.

O ideal é deixar alguém da equipe, geralmente uma pessoa próxima do/a líder, responsável por essa tarefa.

Os resultados das reuniões anteriores, somados com uma minuta da reunião atual e o agendamento da próxima reunião, criam uma sequência estratégica para reuniões produtivas e, assim, os/as participantes começam a visualizar a importância dos encontros.

Criar uma pauta para reuniões produtivas

Ter uma reunião produtiva depende da participação dos/as colaboradores/as.

Crie uma pauta para centralizar as informações e deixar tudo registrado.

Assim, todos/as saberão o que será tratado, o que cada um/a deve apresentar no encontro e qual será a duração.

As reuniões produtivas possuem uma pauta com toda a documentação e assuntos que serão abordados, nos mínimos detalhes.

Sendo assim, é importante que cada participante esteja preparado/a, sinta-se “por dentro” do assunto ou do projeto em questão.

Quando estiver organizando a pauta, perceba se os assuntos que estão sendo inseridos para as reuniões produtivas não devem ser passados ao time apenas por e-mail, ou se existe mesmo a necessidade de um encontro para conversar pessoalmente.

Essa noção de que realmente é preciso ter reuniões produtivas pessoalmente é muito importante, já que mostra que o olho no olho é essencial. Vamos nos lembrar aqui dos/as grandes CEOs. 

Para Steve Jobs, por exemplo, as reuniões produtivas eram marcadas apenas quando extremamente necessárias. Dá para imaginar como era interessante e intensa uma reunião com essa lenda!

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, acredita que reuniões produtivas são aquelas que se voltam para tomadas de decisão – e isso só pode ser feito com uma pauta que contenha os temas que serão conversados, por mais desafiadores que eles sejam.

O que deve conter em uma pauta para reuniões produtivas?

  • Tema da reunião
  • Objetivo da reunião
  • Participantes da reunião
  • Horário e sala da reunião
  • Tempo de duração da reunião
  • O que é esperado de cada participante

Isto é o mínimo necessário para desenvolver reuniões produtivas!

Reuniões produtivas têm horário para começar e acabar

A produtividade da reunião também está relacionada ao tempo, portanto, defina o horário em que ela deve terminar para que todos/as mantenham o foco para tratar os assuntos dentro desse período.

Isso torna o encontro muito mais objetivo e elimina focos de distrações e de conversas paralelas.

Também é interessante registrar em uma ata os pontos que foram abordados e as ações que devem ser tomadas até a próxima reunião – que já deve ficar com a data marcada quando a reunião atual estiver acabando.

Metodologias para reuniões produtivas: Brainstorm e Reuniões Visuais!

Brainstorm

As reuniões produtivas por Brainstorm priorizam a quantidade de ideias, ouvindo todos/as os/as participantes que, certamente, já devem ter levado algumas sugestões para o encontro.

O objetivo é justamente discutir e debater todas as propostas e receber a contribuição dos/as interessados/as.

Nas reuniões de Brainstorm, nenhuma ideia deve ser descartada, lembre-se que estamos interessados/as em quantidade, e não qualidade.

Para isso, a orientação é de que os/as participantes tragam as ideias por escrito, de forma individual. Dessa maneira, não haverá interferência ou envolvimento de um/a colega na ideia do/a outro/a.

Para as reuniões de Brainstorm, os/as colaboradores também podem “encarnar” alguém para solucionar o caso.

Por exemplo: se eu fosse essa pessoa, que pode ser o Bill Gates ou o/a CEO de outra empresa que você admira, como você acha que ele/ela resolveria o problema?

Não tenha tempo indeterminado para gerar as ideias, sejam as suas ou as do seu time.

O ideal é não passar de 40 minutos, assim ninguém fica pensando demais, a ponto de desviar do foco. 

Nas reuniões produtivas, depois que as ideias são geradas e apresentadas, é ideal fazer um “filtro de ideias”, separando aquelas que são úteis e combinando propostas até chegar às soluções aplicáveis.

Nas reuniões produtivas de Brainstorm também é essencial deixar todos/as os/as participantes falarem, desde o início apresentar claramente quais são os objetivos,  priorizar a quantidade de ideias e deixar claro para todos/as que não existem ideias bobas demais – todas têm espaço, até as bobagens, pois elas podem ser mais úteis do que parecem!

Visual Thinking

Falar, falar e falar… Pode ser que este processo de reunião não seja muito interessante em algumas Startups, por isso você pode usar um método de reuniões produtivas visuais, conhecido como Visual Thinking.

Ao contrário das reuniões tradicionais, que seriam estressantes e geradoras de ansiedade, o método Visual Thinking é mais apropriado para criar reuniões produtivas, pois elimina hierarquias que prejudicam o debate de ideias e o time não se sente ameaçado.

No Visual Thinking, o time é estimulado a desenhar suas ideias e insights, melhorando o relacionamento entre os/as envolvidos/as, com a autonomia de cada membro da equipe e mantendo a equidade entre os/as colegas, ou seja, o extrovertido e o introvertido possuem o mesmo espaço e importância.

No Visual Thinking, a reunião inteira é visual e ilustrativa, a começar pelo propósito principal, que deve ficar ilustrado na sala de reuniões.

A agenda também pode ser desenhada, com horários, prazos e datas.

Os objetivos da reunião de modelo Visual Thinking podem ficar em um placar. Assim que um deles for alcançado, basta riscar o quadro e eliminar uma das etapas da reunião. 

Atualmente, as reuniões visuais estão engajando mais as equipes nas Startups, já que ajudam a imaginar soluções para problemas, a pensar diferente e tentar descobrir um caminho pouco convencional, mas bastante criativo!

E na sua empresa, como são realizados esses encontros? As reuniões são produtivas? Compartilhe sua experiência nos comentários e continue acompanhando o nosso blog! Até a próxima! 

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